Bel ons tussen 9.00 en 13.00 op 070-205 47 50

Privacy

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens stichting Woej en het bijbehorende LVvoorElkaar (Woej) verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. In dit document wordt met vrijwilligers gedoeld op personen die als vrijwilliger werkzaamheden verrichten voor Woej, of kandidaat-vrijwilligers die voornemens zijn om werkzaamheden te verrichten voor Woej of andere organisaties binnen gemeente Leidschendam-Voorburg. Als wordt gesproken over cliënten wordt gedoeld op personen die gebruik maken van diensten van Woej.

  1. Welke gegevens verzamelen wij en met welke doeleinden, bewaring en gebruik

Woej verzamelt, bewaart en gebruikt uitsluitend de (persoons)gegevens die rechtstreeks aan Woej ter beschikking zijn gesteld door vrijwilligers, medewerkers, maatschappelijke organisaties, (sport)verenigingen en door hulpvragers, deelnemers en cliënten. Alle betrokken personen hebben bij het verstrekken van de (persoons)gegevens aan Woej ermee ingestemd dat Woej deze (persoons)gegevens verzamelt, bewaart en gebruikt.

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken de volgende soort gegevens voor de volgende doeleinden:

Vrijwilligers en medewerkers

Gegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, verklaring omtrent gedrag, bankgegevens, voorkeuren en vaardigheden (sector en doelgroep, beschikbaarheid, motivatie).

Doeleinden:

  • Matching met (vrijwilligers)vacatures;
  • Verzending van nieuwsbrieven (indien hiervoor aangemeld);
  • Contact en begeleiding tussen Woej en de vrijwilliger/medewerker;
  • Ter uitbetaling van vergoedingen/salaris;
  • Het vragen om toestemming om de gegevens van de vrijwilliger te blijven verwerken;
  • Het toetsen van de correctheid van de verwerkte gegevens;
  • Het verzenden van kerstpakketten en andere relatiegeschenken.

Organisaties

Gegevens: contactpersoon organisatie (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie).

Organisatiegegevens: naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer, e-mailadres, doelstelling, kernactiviteit, doelgroep, soort organisatie (werkgebied, sector), aanvullende kenmerken die relevant kunnen zijn voor Woej.

Doeleinden:

  • Beoordeling of de organisatie voldoet aan de criteria om gebruik te maken van de diensten van Woej;
  • Verstrekking van organisatiegegevens aan (potentiële) vrijwilligers om te kunnen solliciteren op vacatures;
  • Opstellen van rapportages omtrent de resultaten van de website;
  • Verzending van nieuwsbrieven (indien hiervoor aangemeld);
  • Matchen van (kandidaat-)vrijwilligers met vacatures én organisatie;
  • Contactgegevens voor intercedenten vrijwilligerswerk die vrijwilligers met vacatures matchen;
  • Het vragen om toestemming om de gegevens van de organisatie te blijven verwerken.

Deelnemers/hulpvragers/cliënten

Gegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens over de gezondheid (indien van toepassing), bankgegevens (indien van toepassing), contactgegevens contactpersoon (indien van toepassing).

Doeleinden:

  • Uitvoeren van de overeenkomst tussen Woej (of derde partij) en de deelnemer/hulpvrager/cliënt;
  • Verstrekken van informatie over de via Woej gebruikte diensten;
  • Het communiceren met familie of contactpersonen van de betrokkene in geval de persoonlijke situatie van de deelnemer/hulpvrager/cliënt daarom vraagt;
  • Het vragen om toestemming om de gegevens van de deelnemer/hulpvrager/cliënt te blijven verwerken

Recht op inzage, correctie, blokkeren en/of verwijderen

U heeft het recht om de (persoons)gegevens in te zien en zelf te corrigeren, blokkeren of verwijderen. In het geval een betrokkene zijn of haar gegevens in wil zien of op enige andere wijze zijn of haar rechten wil uitoefenen, kan hij of zij contact opnemen met het bestuur van Woej middels het volgende emailadres: info@woej.nl

  1. Opslag van gegevens

Alle (persoons)gegevens worden opgeslagen in de database van de bijbehorende website van Woej (www.woej.nl). Deze database is beveiligd. De database is alleen toegankelijk voor de medewerkers en bevoegde vrijwilligers van Woej. De medewerkers en vrijwilligers tekenen hiervoor een geheimhoudings- en integriteitsverklaring. 

  1. Beveiliging

Woej heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en/of onbedoeld verlies, onbedoelde wijziging, openbaarmaking of benadering en tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging of beschadiging:

  • De medewerkers van Woej die toegang hebben tot de database van de website, hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
  • De vrijwilligers en organisaties kunnen alleen met behulp van een inlogaccount op de websites komen waar de gegevens van betrokkenen worden opgeslagen. Op basis van dit account is terug te zien door wie en welke persoonsgegevens zijn geraadpleegd.
  • De websites van Woej worden beheerd door Woej en verschillende andere partijen (subverwerkers):
    • woej.nl wordt beheerd door Rose Online gevestigd te Leidschendam.
    • lvvoorelkaar.nl wordt beheerd door NLvoorelkaar.
    • mantelzorglv.nl wordt beheerd door Rose Online te Leidschendam.
  • De bovengenoemde subverwerkers zijn eveneens gebonden aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming stellen aan verwerking van persoonsgegevens. Woej heeft een verwerkingsovereenkomst met subverwerkers afgesloten. De subverwerkers hebben voldoende waarborgen genomen ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en voldoen aan de hoogste normen voor de beveiliging van persoonlijke gegevens. Woej controleert periodiek of de subverwerkers voldoen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming stellen aan verwerking van persoonsgegevens en voldoen aan zeer hoge normen voor beveiliging van persoonsgegevens.
  1. Bewaartermijn gegevens

Woej bewaart de persoonsgegevens van vrijwilligers tot uiterlijk twee jaren na het verbreken van de relatie tussen Woej en de betreffende vrijwilliger, tenzij langer bewaren van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting, of als de vrijwilliger verzoekt om eerdere of latere verwijdering van zijn of haar gegevens.

Woej bewaart de gegevens van andere organisaties tot uiterlijk twee jaren na het verbreken van de relatie tussen Woej en de betreffende organisatie, tenzij langer bewaren van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting, of als de organisatie verzoekt om eerdere of latere verwijdering van haar gegevens.

Medewerkers van Woej kunnen de gegevens vernietigen indien een vrijwilliger, organisatie of professional daarom verzoekt. Woej bewaart persoonsgegevens van overige betrokkenen voor zo lang het nodig is om onderliggende overeenkomsten uit te voeren. Na het verbreken van de relatie tussen Woej en de betrokkene worden zijn of haar persoonsgegevens voor een periode van twee jaar bewaard.

  1. Verstrekking aan derden

Woej deelt alleen persoonsgegevens van betrokkenen aan organisaties indien de betrokkene hier toestemming voor heeft gegeven. Woej stelt aan de organisaties waar zij gegevens mee deelt dezelfde hoge eisen met betrekking tot bescherming van gegevens als die zij voor zichzelf heeft opgesteld. Verder garandeert Woej dat zij geen gegevens aan derden verstrekt, verkoopt of ter beschikking stelt. Alleen indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat kan Woej gegevens ter beschikking aan derden stellen.

  1. Bezwaar tegen verzameling, bewaring en gebruik van uw (persoons)gegevens

Indien een geregistreerde persoon bezwaar heeft tegen het verzamelen, bewaren en gebruiken van zijn of haar gegevens door Woej kan deze geregistreerde aan de medewerkers van Woej verzoeken om zijn of haar (persoons)gegevens te verwijderen. Indien de geregistreerde zijn (persoons)gegevens niet wil verwijderen maar een ander bezwaar heeft, kunt u zich met uw bezwaar melden bij Woej via info@woej.nl.

  1. Wijzigingen in privacyverklaring

Woej behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. U kunt de laatste versie van onze privacyverklaring altijd terugvinden op onze website. In het geval dat Woej deze verklaring wijzigt, zal dit worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen.

  1. Vragen over privacyverklaring en/of over inzage/wijzigen van gegevens

Indien u vragen heeft over het privacy beleid van Woej en/of omtrent inzage en wijzigingen (of verwijdering) van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact opnemen met Woej via het e-mailadres: info@woej.nl

© 2020 Stichting Woej Leidschendam-Voorburg

 

Woej
Oranje Nassaustraat 1
2271 SJ
Leidschendam-Voorburg